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どのようなときにシステム化が望ましい？

建設仮勘定業務はどのようなときにシステム化するべきか、判断に迷ったときには次のようなタイミングに決めるようにしましょう。

外注工事が多いとき

外注工事が多く発生しているときなど、長期に渡る工事を建設仮勘定として記録することでしょう。

このような場合、費用明細は見積書などで確認することになりますが、建設仮勘定を固定資産に振り替えるとき処理が複雑になりがちです。

見積書の明細から、何が資産になり、費用として計上するのかなど、割り振る処理が必要となります。

しかしこのような場合、システム化しておけば面倒な作業を効率的に行うことができるでしょう。

自社内で建設しているとき

たとえば製造設備を自社で建設しているときなども、長期に渡る工事は建設仮勘定として記録することとなるでしょうが、問題なのは固定資産に振り替えるときです。

このような内作と呼ばれる工事の場合、必要な原材料費や人件費などの情報はすべて自社内で管理します。

そのため建設仮勘定を整理するときに見積書を目安にする必要がなく、最初からシステム上に記録された情報をもとに計算したほうがスムーズです。

建設仮勘定を経過勘定として利用しているとき

長期に渡る工事でなくても、建設仮勘定を経過勘定として利用している場合には、複雑な計算や処理は求められません。

ただ、他のシステムと連動させて残りの建設仮勘定を管理する必要はあるため、Excel管理では処理が面倒になります。

たとえば購入した物品を一旦すべて建設仮勘定でプールし、期末までに固定資産と費用に振り分け処理するケースが該当します。

どのようなシステムを選ぶべきか

内作・外注のときには、明細情報をもとに資産と費用に分けること、共通工事部分は金額に応じた配賦計算などの処理が必要です。

建設仮勘定から固定資産になるときには情報連携と振替仕訳を作成し、費用となるときには仕訳の作成がそれぞれ必要となるため、固定資産や財務会計システムに連携できる機能があったほうが便利といえます。