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運送会社のドライバーが、配送先まで届けるものは商品だけだと思っていないでしょうか。その時に渡す伝票（送り状）も、商品とおなじく荷主から預かったものとして大切に扱うことが大切です。 出荷主様に対しても、今度は受領書という配送が完了した証となる伝票を渡すことになるので、汚損や折れがみられるなどボロボロの状態になっていては、受け取る方は気分を害される可能性もあります。 そこで、運送会社における伝票の扱い方について今一度考えてみましょう。

送り状とは？

荷物を送る時に届け先などが記されている伝票が送り状です。届け先や依頼主の住所・氏名、連絡先、荷物の品名などが記入されており、どこに何を届けるのかをあらわします。

伝票は読んで確認するもの

伝票は、見るものではなく読むものと捉える考え方をしましょう。 例えば小売店に納入する時に、伝票には仕入先の名称や仕入単価が記載されていることもあります。その時、まちがって伝票を納入してしまうと、営業情報が流出してしまうなど顧客からの信頼を失う可能性も懸念されます。 さらに個人に配達する場合には、住所・氏名だけでなく電話番号を含む情報や、購入した商品の嗜好などがわかる情報が記載されていることになるので注意が必要です。

顧客に伝票を返却するのは管理者が適任！

また、伝票を返却するときには、管理者が顧客先を訪問することを兼ねて行うのも方法の1つです。伝票を返すことが名目であれば、アポ無しでも訪問できる可能性もでてくるでしょう。 返却に訪問した時には、出荷した部署の担当の方がいるかきいてみましょう。発注してくれている担当の方と会うことができるかもしれません。 訪問して返却すると、わざわざ足を運んでくれたと喜んでもらえる可能性も高くなるので、積極的に訪問するきっかけとなると考えてうまく伝票を活用してみましょう。

伝票の返却作業は面倒かもしれないけれど…

返却する伝票が多ければ多いほど、運送会社で返却作業を行うのは手間もかかりますし面倒かもしれません。しかし、出荷主としては返却する受領書が多ければ多いほど、運送会社から返却されることを待ち、望んでいることもあります。 伝票の返却で注意したいのは、汚損だけでなく折り目もない状態で返すことができるかです。お祝いごとで折り目のない紙幣を包むような気持ちで、キレイな状態で返すことができるように心がけましょう。