法人保険ラボ

総務の役割とは

総務の役割は、会社運営を円滑にするために従業員が快適に働くことのできる環境整備です。

そのために必要なことは、

・備品や施設を管理すること

・福利厚生を整備すること

・社内イベントを企画すること

・各種書類を作成・管理すること

など、幅広い業務に携わることになります。

総務の仕事

総務が担当する仕事は多岐に渡りますが、他の部署では対応できないことなどが総務の仕事として含まれていることが多いといえます。

顧客対応や備品・施設の管理などが主な仕事というイメージですが、主に次の5つが総務の仕事として挙げられるでしょう。

・来客・電話などの応対

・備品を発注し管理すること

・施設を管理すること

・契約関連の管理をすること

・社内行事を企画・運営すること

それぞれの仕事について説明していきます。

来客・電話などの応対

受付窓口の専属スタッフがいないときなどは、訪問客への対応は総務の仕事です。

応接室や会議室へ案内し、お茶を出すといった来客対応も含まれます。

また、代表電話やメールの一次受付も行うこととなり、用件を正しく把握した上で担当部署に回すのも業務となります。

会社に届いた郵便物の担当者への仕分けなども担当します。

備品を発注し管理すること

事務用消耗品・パソコン・デスク・椅子・電話など社内で使用する備品類の管理をすることも総務の仕事です。

品名・個数・保管場所など台帳に記録し、不足が生じないように発注しましょう。

また、OA機器などの修理・メンテナンスを手配することも業務に含まれます。

施設を管理すること

照明・空調・防災設備などの管理や、清掃業者の手配なども総務の仕事です。

オフィスのレイアウト変更や会議室のメンテナンス、植栽や装花の手入れなども含まれます。

契約関連の管理をすること

協力会社との取引、事務所の賃貸、レンタル機器契約、社員の雇用など様々な契約に関する契約書の管理も行います。

社内行事を企画・運営すること

新入社員の入社式や社員総会・忘年会・社員旅行など、会社独自の行事を企画・運営することも総務の仕事です。

年間スケジュールや予算作成、会場の手配や社員への告知に出欠管理など、とても多くの仕事を担当することになるでしょう。