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WEB会議ツールとは？

技術の進歩や外部環境の影響によりWEB会議ツールを導入する企業が増えてきましたが、これはインターネットに接続することによって音声と動画をリアルタイムでやり取りするシステムのことです。

新型コロナウイルス感染拡大の影響により、運送会社でも新たな働き方として配車業務を在宅勤務へ切り替えるといった取り組みが見られるようになりました。

あわせてWEB会議ツールを導入することで、たとえば採用において若い人材を確保する有効な手段として用いることができます。

オンライン説明会などを開催し、予約数もリアルに行う説明会よりも6割程度増えたという企業もあるようです。

さらに交通費や会場費など経費負担もなく、労働時間も短縮されるなど様々なメリットが期待できるといえるでしょう。

何から始めればよい？

運送会社でWEB会議ツールの効果を最大限発揮させるためには、まず社内体制を変えていく必要があります。

これまではアナログで管理していた資料やデータなどは、無料で使用できるクラウドツールなど使ってクラウド化し、保存・管理など業務を効率化させていくことからはじめましょう。

正しいWEB会議システムの使い方が重要

物流事業者のソリューション活動をサポートする共栄システム株式会社でも、WEB会議システムの正しい活用方法を提案しています。

コロナ禍でテレワークが普及し、ZOOMなどWEB会議システムを活用する運送事業者が増えつつあることから、どのようにシステムを運用すればよいのか基本から応用までサポートしているようです。

特にインターネットの世界はセキュリティ面に注意が必要で、知らない間に情報漏洩などのリスクにさらされていることもあります。

その一方で、プライバシー認証（Ｐマーク）を取得している企業になると、リスク面から慎重になり、ZOOMなどWEB会議システムを導入したくてもできない状況となっています。

そのようなWEB会議に関しての疑問や悩みに応える提案を行っており、トラック協会など業界団体に向けたセミナー開催や、個別に事業者にレクチャーするなどのサービスが展開されているようです。

大手企業は一定基準の教育を受けていることが多いものの、中小企業はリスクを把握できていないことも少なくありません。

そこで、WEB会議システム導入が感染拡大防止にとどまらず移動時間・準備時間・資料作成・印刷などを削減できるメリットを強調しながら、セキュリティをクリアできる有効活用を促しているようです。