法人保険ラボ

「在職証明書」とは何のための書類か

「在職証明書」とは、

会社に在籍していること

勤務状況

などを証明するための書類です。

「就労証明書」や「就業証明書」と呼ばれることもありますが、呼び方が変わっても役割は同じといえます。

「在職証明書」に記載される項目

「在職証明書」は公的な書類でないため、特に決まったフォーマットなどありません。

ただ一般的に記載される項目は、以下のとおりです。

申請者の氏名・住所・生年月日

入社年月日

雇用形態、勤務地

勤務日数、勤務時間

職種、業務内容、役職

給与月額、年間の総支給額

会社名

社印

発行年月日

記載する項目は、依頼する側が何のために必要なのか、何を証明したいのかその内容に従って選び記載することになります。

「在職証明書」を作成するときのフォーマットや用紙

指定する用紙があれば準備された書類に記載していくことになりますが、従業員数が多い会社などはフォーマットなど準備していることもあるでしょう。都度、必要な理由などに応じて臨機応変に対応しましょう。

運送業で「在職証明書」が必要になる場面とは

在職証明書は、ドライバーが転職する時以外にも次のような場面で必要になると考えられます。

・保育園の入園や更新を申請するとき

・賃貸物件に入居するときや住宅ローンの審査を受けるとき

・外国人労働者が在留資格を更新するとき

「在職証明書」を発行するのは、企業の人事部や総務部など従業員の人事や個人情報を管理する部署です。

規模の小さい企業などでも、入退社の手続を行う担当者が対応することになるでしょう。

発行を依頼するためにその理由を伝える義務はないものの、会社側でも発行の義務はないため、何のために必要なのか理由も伝えずに発行してほしいと依頼されても対応しにくいはずです。

たとえば転職で必要になるときなどは、退職する意向なども伝えなければならないため、発行の理由をいいにくいといったこともあるでしょう。

しかし最終的には退職の意向を伝えてもらい、その手続を行わなければならなくなるため、事前に伝えてもらうことが望ましいといえます。