物流業界で取り扱う個人情報の漏えいを防ぐために行いたい対策
インターネットショッピングなどが普及した今、物流業界では個人情報など慎重に扱うことが求められています。
物流で行う業務は荷役・保管・流通加工・包装、そして輸送や情報管理など多岐に渡り、消費者までモノを無事に届けることができるようにいずれも適切に行うことが必要です。
物流業界でもトラックで荷物を届ける運送業者が取り扱う個人情報として挙げられるのは、主に配送先についての情報です。
顧客から受け取る輸送依頼書や、自社が作成する送り状に受領伝票、そして納品書などいずれも個人情報に該当します。
担当するドライバーには指示書や配送先のリストなども渡されることとなりますが、それらも個人情報の記載された書類として厳重に扱うことが必要といえます。
個人情報が漏えいしてしまうリスクを防ぐ対策
物流業界の中でもトラックを使い配送を行うドライバーが扱う個人情報が流出しないように、十分な教育や対策が必要です。
個人情報が漏えい・流出してしまうきっかけとなるケースとして、主に次のようなことが要因や背景にあると考えられます。
・送り状や配送先の顧客リストの情報にミスがある
・配送中に伝票類を紛失してしまう
・荷物や不在票を届け先とは異なるポストに投函してしまう
・持ち帰った受領伝票などの整理ができていないため紛失してしまう
・紙媒体による指示書や受領伝票の破棄を適切に行わない
これらの要因による個人情報の漏えいを防ぐため、次のような項目を確認・徹底するようにしましょう。
・送り状や指示書など作成するときには二重チェックを欠かさないこと
・配送で持参する伝票類は車外から見えない場所に置く
・荷物や不在票などは正しい場所に投函する
・紙媒体の書類は所定の場所に保管する
・不要な紙媒体の書類はシュレッダーにかけ破棄する
個人情報は流出させてはいけない情報ですので、持ち歩くことになるドライバーには漏えいリスクによる危険性を理解してもらうように、ルールの整備と適切な教育を徹底して行いましょう。
個人情報を適切に管理・運用しているアピールをするために
1998年からJIPDECが運営している「プライバシーマーク制度」は、個人情報の取り扱いと運用が適切である事業者に付与される制度です。
事業者にとって法令などへの適合性はもちろん、自主的に高いレベルで個人情報を管理できていることを取引先や消費者に分かりやすく示すことが可能となります。
個人情報保護マネジメントシステム（PMS）に対する重要性は高まっているため、プライバシーマークを事業者が取得することも検討するとよいでしょう。
