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運送会社では自社を守るためにも、取引相手としっかり運送委託契約を結び、その際には契約書を作成しておくことが基本となります。 荷主や元請けなどから運賃の値引きを要求されたり、一方的に運賃が決められていて支払い日も守ってもらえないなど、平等とは到底いえないような対応はされていないでしょうか。 また、約束にない付帯業務を無料で注文されたり、少し商品が汚れただけで弁償させられるなど、無理難題を押し付けられ不満を感じていることもあるようです。 しかしこれらは、すべて取引が口約束で行われる慣行によるもので、しっかりと契約内容を書面に記しておけば、いざという時に自社を守ることに繋がります。

口約束での契約ではなく必ず書面化する！

契約に関するトラブルを防ぐためにも、必ず契約内容は書面化しておくようにしましょう。 これまで口頭での契約だったという運送会社でも、書面化による契約を取り入れたところ、運賃やき附帯業務を明確にすることができたため、業務が効率的に進むようになったというケースもあります。 運送の委託業務は、様々な法律が適用される部分ですので、万一不当な取引を要求された場合にも証拠として提出することもできます。

作成しておきたい契約書は次の3つ

継続して取引を結ぶ場合には、基本契約書と覚書、それに加え発注書を準備するようにしてください。 取引を行う期間の間では特に大きな変動はないはずですが、場所や荷卸し日時、積み込みなどに関する条件は変わる可能性があるため、変化の程度に応じたこれらの書面を作成することが必要です。

基本契約書

基本契約書では、取引における基本的な事項をなど、それぞれの遵守するべき事項に加え、万一損害が発生した場合にはどのような対応が必要となるかを定めます。

覚書

覚書には、運賃や附帯業務など、定期的に見直しとなる事項について規定します。

発注書

発注書には、場所や荷卸し日時、積み込み、発注内容というように、運送のたびに変わる部分を記載するようにしましょう。

書面に記載しておきたい内容とは？

契約書を作成しても、必要な項目の記載がなされていなければ意味がありません。そこで、 ・運賃および附帯業務などの料金 ・附帯業務の内容 ・責任の範囲 ・積み込みや荷卸しの日時 などは確実に記載しておくとよいでしょう。また、荷主や元請けなどとの契約の際には、手待ち時間なども改善できないか相談してみるようにしてください。